Redacción. Madrid
Los centros privados de salud necesitan, en general, mejorar sensiblemente la comunicación que mantienen con las empresas que conforman su red de proveedores –fundamentalmente laboratorios y suministradores de material, utensilios y dispositivos médicos-. Tanto es así que un 88,5 por ciento de ellos carecen de automatización de las facturas en el sistema de gestión, tal y como se deduce del estudio realizado por la Federación Nacional de Clínicas Privadas (FNCP) y Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales.
Cristina Contel, presidenta de la FNCP.
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Según desvela la encuesta realizada a cerca de 80 directivos de clínicas privadas miembros de la FNCP, la revolución digital no ha llegado a estos centros, ya que tanto el envío de la orden de compra como la recepción de la factura se gestiona, en su mayoría, de forma manual. De hecho, el 96,3 por ciento reciben las facturas en papel y un 48,2 por ciento en pdf de forma paralela; y un 81 por ciento de los casos, se imprimen para introducir manualmente los datos en el sistema.
Además, la confrontación de las facturas se realiza siempre contra el albarán; en un 81,5 por ciento de los casos también contra el pedido, y un 40,7 por ciento contra la confirmación del pedido o de los abonos. Todos ellos con procesos manuales.
Asimismo, la necesidad de visibilidad en los procesos y de acceso a la información de los productos es máxima cuando se trata del movimiento de bienes sensibles, como son los medicamentos y los utensilios y dispositivos médicos.
La gestión de incidencias desajusta la jornada laboral
Uno de los caballos de batalla de las clínicas privadas en su relación comercial con los laboratorios y otros proveedores es la gestión de incidencias que se producen por desajuste entre cantidades pedidas y recibidas, por condiciones de entrega, tarifa y promociones o, en menor medida, por errores en el producto o en sus números de referencia.
En este sentido, el 92 por ciento de los empleados de clínicas consultados manifiesta que la resolución de este tipo de incidencias puede representar hasta 10 horas semanales, o lo que es lo mismo, la cuarta parte de su jornada laboral.
Si se mejorara en un 50 por ciento las comunicaciones con los laboratorios ayudaría a reducir unas 20 horas la gestión administrativa de cada personal al mes. Esto representa un salto cualitativo en la relación con los proveedores, al mismo tiempo que en la eficiencia del proceso de compra, asegura el estudio.
En general, los aspectos de mejora más deseados son: reducción de incidencias en la gestión de facturas; mayor visibilidad que ayude a la gestión de estos problemas; mayor comunicación entre sistemas; entorno más colaborativo y aumentar la transparencia con el proveedor; sistemas electrónicos de comunicación; y automatizar algún proceso documental, como albaranes, facturas, incidencias, compras y archivado.
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