Control digital de stock hospitalario: "Errores a cero" y más agilidad

La digitalización de la logística hospitalaria está transformando la forma de trabajar en los centros sanitarios, mejorando la seguridad del paciente, la eficiencia económica y la coordinación entre áreas clínicas y de gestión. Así se puso de manifiesto en el 18º Congreso de la Asociación Nacional de Enfermería Coordinadora de Recursos Materiales (Anecorm), celebrado del 1 al 3 de octubre en Bilbao, donde profesionales de distintos hospitales y empresas compartieron sus experiencias y resultados en la implantación de sistemas digitales.

Julio Alonso Leal, jefe de Compras y Logística del Hospital General Universitario Gregorio Marañón, destacó que la seguridad del paciente es el eje sobre el que gira todo este cambio. “Desde una institución sanitaria la seguridad del paciente es fundamental, y la transformación digital lo que va a hacer es mejorar esa seguridad”, explicó. “Cuando tienes los stocks controlados mediante un sistema de radiofrecuencia y el control sobre las caducidades, te aseguras de que nunca vas a utilizar un material caducado con un paciente. Eso es fundamental: se van a reducir los errores a cero”.

Además de ese impacto clínico directo, Alonso subrayó el beneficio económico que supone optimizar los recursos: “Si tienes controlados los stocks siempre vas a tener lo que necesitas cuando lo necesitas, con lo cual el paciente va a estar siempre atendido. Pero también es importante poder tener esos controles porque los presupuestos no son infinitos. Si reducimos los costes con la digitalización, somos mucho más eficientes y podemos usar ese presupuesto para atender a los pacientes".

El ejemplo más claro de esta mejora está en su propio hospital. “Con la digitalización de los materiales fungibles de cardiología mediante radiofrecuencia hemos conseguido reducir los stocks en un 25%. Estamos hablando de materiales muy caros, por lo cual es muy importante esta digitalización para la gestión".

Sin embargo, Alonso reconoció que el principal reto no ha sido técnico, sino humano. “El cambio cultural es lo más difícil. Había que transmitir confianza a la parte clínica de que desde el área de gestión estábamos haciendo algo por ellos. Al principio hay escepticismo, pero cuando les haces partícipes, son ellos los que apuestan por avanzar en esta tecnología".

De cara al futuro, cree que no se trata de apostar por una sola herramienta, sino por una mentalidad abierta a la innovación: “No es una tecnología en concreto la que tendrá impacto, sino aquella que pueda adaptarse a las necesidades de los hospitales. Hoy por hoy, la radiofrecuencia lo está logrando, pero no podemos quedarnos quietos. La inteligencia artificial, la radiofrecuencia, cualquier tecnología que vaya saliendo, tenemos que ser capaces de incorporarla. Porque trabajamos con algo que no trabaja en el resto de sectores: la salud de los pacientes".

"El profesional sabe qué material tiene disponible en todo momento"

Una visión similar comparte María Ferrero, supervisora de Área de Servicios Especiales del Complejo Hospitalario de Toledo, que ha vivido de cerca el cambio que supone pasar de un sistema manual a uno digital. “Antes hacíamos todo de forma manual y era un proceso muy lento. Con el sistema digital todo es muy ágil. Tenemos los stocks controlados, reducimos el tiempo de pedidos, ganamos espacio de almacenaje y evitamos errores porque el sistema controla todo automáticamente”, explicó.

La trazabilidad ha sido otra de las grandes ventajas, aportando una seguridad añadida. “Podemos evitar revisar las caducidades constantemente”, señaló. Pero el impacto más visible se ha dado en los quirófanos y en los tiempos de respuesta. “Ha habido una clara mejora y los profesionales lo saben porque tienen el material disponible en todo momento. Al tener el pack hecho no falta ningún elemento, lo que evita errores por omisión en situaciones de estrés. Con el sistema RFDI está todo disponible y nos adelantamos a las rupturas de stock".

Ferrero recordó un estudio interno sobre cesáreas emergentes que refleja bien la magnitud del cambio. “Antes tardábamos cinco minutos en preparar el material individualizado. Con los packs, el tiempo bajó a 1,3 minutos. Ahorramos un 24% de tiempo y, además, se redujeron los errores por omisión”. Según explicó, los propios profesionales valoraron de forma muy positiva el nuevo modelo: “Nos dijeron que se había reducido el estrés, había aumentado la seguridad con los pacientes y la calidad asistencial. Todo ventajas".

Desde el punto de vista empresarial, Unai Atristain, director de Clinica de Cardiva, resumió en Bilbao el nuevo enfoque que están adoptando las compañías del sector. “Cardiva vuelve a estar en el congreso de Anecorm ofreciendo y mostrando nuestras soluciones logísticas en hospitales. Hemos pasado de ‘fabrico, vendo y me voy’ a que los hospitales nos soliciten servicios para solucionar sus necesidades y sus problemas”, explicó. “Eso es lo que hemos mostrado, presentando nuestros casos de éxito durante este congreso".